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Datenschutzinformationen für Kunden und Interessenten | Incase Handelsgesellschaft mbH​

Stand 28.05.2024

 

Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Unternehmen, unseren Produkten und unseren Dienstleistungen. Wir als die datenschutzrechtlich Verantwortlichen möchten, dass Sie sich im Austausch mit uns und unseren Mitarbeitern hinsichtlich des Schutzes Ihrer personenbezogenen Daten wohlfühlen.  Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Die Beachtung der deutschen und europäischen Datenschutzbestimmungen ist für uns eine Selbstverständlichkeit. Dadurch hat der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten für uns oberste Priorität. Mit nachstehenden Informationen möchten wir Sie darüber informieren, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten im Einzelnen umgehen: 

 

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen 

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der bestehenden Kundenbeziehung sowie der Vertragsanbahnung ist die  

 

InCase Handelsgesellschaft mbH 

Nordsternstr. 25, 45329 Essen, Germany 

Tel.: +49 201 21961118 

E-Mail: service@incase-gmbh.de 

Webseite: https://www.incaseofbeauty.com/ 

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2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten 

 

Die benannte Datenschutzbeauftragte ist die 

 

DataCo GmbH 

Sandstrasse 33 

80335 München, Deutschland 

Tel.: +49 89 452459 900 

E-Mail: datenschutz@dataguard.de 

Webseite: www.dataguard.de 

 

3. Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten 

 

a. Ihre personenbezogenen Daten, die von uns verarbeitet werden 

 

Im Rahmen der bestehenden Kundenbeziehung sowie der Vertragsanbahnung verarbeiten wir folgende personenbezogenen Daten zu Ihrer Person: 

 

  • Anschrift  

  • Bankverbindungsdaten  

  • Kundennummer  

  • Nachname  

  • Vorname  

  • Ihre E-Mail-Adresse,   

  • Ihre Mobilfunknummer  

  • Ihre Festnetznummer  

  • Ihre Faxnummer 

  • Titel / Anrede 

  • Firma / Unternehmenszugehörigkeit (bei Geschäftskunden) 

  • Umsatzsteuer-ID (bei Geschäftskunden) 

  • Bestellhistorie / Einkaufsverhalten 

  • Rechnungs- und Lieferadresse (falls abweichend von der Anschrift) 

  • Zahlungsinformationen (z. B. Kreditkartennummer, PayPal-Adresse – nur pseudonymisiert/verschlüsselt gespeichert) 

  • Vertragsdaten (z. B. Vertragsbeginn, -laufzeit, Leistungsumfang) 

  • Korrespondenz (z. B. E-Mails, Chatverläufe, Supportanfragen) 

  • Kommunikationspräferenzen (z. B. Newsletter-Einwilligung, Spracheinstellung) 

  • Benutzerkonto-Informationen (z. B. Benutzername, Passwort – verschlüsselt) 

  • Zugriffsprotokolle / IP-Adresse (bei Online-Portalen oder Plattformen) 

  • Bonitätsdaten (sofern berechtigt eingeholt, z. B. bei Zahlung auf Rechnung) 

  • Kundenfeedback, Bewertungen, Umfrageergebnisse 

  • ggf. Einwilligungen (z. B. für Werbung, Tracking, Cookies) 

 

b. Zwecke der Datenverarbeitung 

 

Im Rahmen der bestehenden Kundenbeziehung sowie der Vertragsanbahnung werden Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken verarbeitet: 

 

  • Um Ihre Anfrage als Interessent zu bearbeiten. Zu diesem Zweck nutzen wir Ihre Kontaktdaten, um Ihre Anfrage beantworten zu können.   

  • Um vorvertragliche Maßnahmen vorzubereiten und durchzuführen – hierzu gehört z.B. die Erstellung und Übersendung eines individuellen Angebotes oder individuelle Vereinbarung und Übermittlung von Vertragskondiktionen mit dem Ziel des Vertragsschlusses.   

  • Um Ihre Kontaktdaten in unsere Kundendatenbank aufzunehmen.  

  • Um Ihre Bonität zu prüfen.  

  • Um unseren vertraglichen Pflichten aus dem [Kaufvertrag] mit Ihnen nachzukommen. Zu diesem Zweck geben wir Ihre personenbezogenen Daten u. a. an Speditionen weiter, um eine reibungslose Lieferung der Waren zu gewährleisten.   

  • Um Sie über unsere Produkte und Dienstleistungen optimal zu informieren. Dazu gehört auch der Versand von (Direkt-)Werbung per E-Mail oder per Post ein.    

  • Um eine reibungslose Abrechnung der erbrachten Leistungen zu gewährleisten. Hierzu werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um Rechnungen ausstellen zu können.  

  • Pflichten nachzukommen. Hierzu gehört z.B. die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an das Finanzamt.  

  • Um Sie als unseren Kunden optimal zu betreuen. Hierzu gehört insbesondere die Kommunikation mit Ihnen per E-Mail, Mobilfunk, Festnetznummer oder per Fax.  

  • Zum Zweck des Newsletterversands, soweit Sie sich für unseren Newsletter angemeldet haben  

  • Zur Erfüllung nachvertraglicher Maßnahmen.  

  • Zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.  

  • Zur Durchführung von Kundenbefragungen oder Bewertungen, z. B. zur Messung der Kundenzufriedenheit 

  • Zur Verwaltung von Kundenkonten auf Online-Plattformen oder in Kundenportalen, inkl. Login- und Zugriffsverwaltung 

  • Zur Durchführung von Gewinnspielen oder Sonderaktionen, an denen Sie teilgenommen haben 

  • Zur Einhaltung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten 

  • Zur Vermeidung von Zahlungsausfällen, z. B. durch automatisierte Mahnprozesse oder Übergabe an Inkassodienstleister 

  • Zur Personalisierung von Inhalten und Angeboten, z. B. im Rahmen individualisierter Produktempfehlungen oder Marketingkampagnen 

  • Zur Erfüllung regulatorischer Pflichten im Rahmen branchenspezifischer Vorgaben, z. B. Geldwäschegesetz, Produkthaftung o. Ä. 

 

c. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung 

 

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung: 

 

Verarbeitung auf Grundlage der Einwilligung – Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO i.V.m. Art. 7 DS-GVO 

Falls Sie Ihre Einwilligung in die Datenverarbeitung erteilt haben, werden Ihre Daten gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO i.V.m. Art. 7 DS-GVO verarbeitet. 

 

Verarbeitung zum Zweck der Durchführung des Vertrages mit Ihnen –Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO 

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Vertragserfüllung verarbeiten, dient uns Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO als Rechtsgrundlage. Diese gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vor- und nachvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind. 

 

Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung – Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO 

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der unser Unternehmen unterliegt, dient uns Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO als Rechtsgrundlage. Unsere gesetzliche Pflicht zur Datenverarbeitung ergibt sich aus steuerrechtlichen und/oder handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten. 

 

Verarbeitung auf der Grundlage des berechtigten Interesses – Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO 

Soweit die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder eines Dritten erfolgt und Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten das erstgenannte Interesse nicht überwiegen, dient uns Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO als Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Die hierbei von uns verfolgten berechtigten Interessen – neben den unter b. aufgeführten Zwecken – umfassen:  

 

  • In der Kommunikation mit Ihnen, insbesondere um Ihre Anfragen per E-Mail, Telefon und/oder Fax beantworten zu können 

 

Rechtsgrundlage für Verarbeitungstätigkeiten im Zusammenhang mit der Geltendmachung, der Ausübung oder der Verteidigung von Rechtsansprüchen ist ebenfalls unser berechtige Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f DSGVO. 

 

4. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten 

 

Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann es sein, dass wir die Sie betreffenden personenbezogenen Daten an folgende Empfänger weitergeben. Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur dann an externe Empfänger, wenn Sie eingewilligt haben oder dies gesetzlich erlaubt ist. Externe Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten sind insbesondere: 

 

  • Externe Mitarbeiter / Freelancer 

  • Auftragsverarbeiter 

  • Dritte 

  • Behörden (z.B. Finanzämter, Gerichte, Gewerbeaufsichtsamt) 

  • Abrechnungspartner 

  • Inkassounternehmen 

  • Kreditinstitute 

  • Logistikunternehmen 

  • Paketdienstleister 

  • Post 

  • (Externe) Qualitätskontrollstellen 

  • Steuerberater 

  • IT-Dienstleister (z. B. Hosting- oder Cloud-Anbieter, Supportdienstleister) 

  • Anbieter von CRM-, ERP- oder Shopsystemen (z. B. Comarch) 

  • Telekommunikationsanbieter (z. B. bei SMS-Versand oder Supporthotlines) 

  • Rechtsanwälte / externe Berater (z. B. im Rahmen von Streitfällen oder Compliance) 

  • Wirtschaftsprüfer (z. B. zur Prüfung der Buchhaltung) 

  • Versicherungen (z. B. im Falle von Schadensabwicklung oder Produkthaftung) 

 

Darüber hinaus werden Ihre personenbezogenen Daten ggf. an folgende Dienstleister übermittelt, die in einem Land außerhalb der EU/des EWR ansässig sind: 

 

  • Wix.com Limited 

 

Im Fall der Auftragsverarbeiter und Dienstleister außerhalb der EU/des EWR werden Ihre o.g. personen-bezogenen Daten nur dann verarbeitet, soweit dies Gegenstand unserer Standarddatenschutzklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO mit diesen Empfängern ist. 

 

5. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland 

 

Grundsätzlich werden die personenbezogenen Daten, die während der Bereitstellung relevanter Produkte und Dienstleistungen erhoben und erzeugt werden, auf unseren Servern in der Europäischen Union gespeichert. Da die Anbieter unserer Softwarelösungen u.a. ihre Produkte und/oder Dienstleistungen auf der Grundlage der verfügbaren Ressourcen und Servern weltweit anbieten, können Ihre personenbezogenen Daten an andere Rechtsordnung außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt oder von einer solchen Rechtsordnung außerhalb der Europäischen Union abgerufen werden. In diesem Zusammenhang erfolgt eine Übermittlung personenbezogener Daten an Israel. Für Israel liegt ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission gemäß Art. 45 Abs. 1 DSGVO vor, der bestätigt, dass ein angemessenes Schutzniveau für personenbezogene Daten besteht. Eine gesonderte vertragliche Absicherung der Übermittlung ist daher nicht erforderlich. Die Übermittlung erfolgt ausschließlich im Rahmen der in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke. 

 

6. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten 

 

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nicht länger, als es für den Zweck, zu dem sie erfasst wurden, notwendig ist. Das bedeutet, dass Daten in unseren Systemen vernichtet oder gelöscht werden, sobald sie nicht länger benötigt werden. Von uns werden angemessene Maßnahmen ergriffen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten nur unter den folgenden Voraussetzungen verarbeitet werden: 

 

  • Für die Dauer, die die Daten verwendet werden, um Ihnen einen Dienst bereitzustellen 

  • Wie laut geltendem Recht, Vertrag oder im Hinblick auf unsere gesetzlichen Verpflichtungen erforderlich 

  • Nur so lange, wie es für den Zweck notwendig ist, zu dem die Daten erfasst wurden, oder länger, wenn dies aus Vertrag, geltendem Recht erforderlich ist, unter Anwendung angemessener Schutzmaßnahmen. 

 

  • Die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten werden ausschließlich für die Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur anschließenden Kontaktaufnahme verwendet. 

  •  

Interessentenanfragen: Sofern keine weitere geschäftliche Beziehung entsteht, werden Ihre Daten unverzüglich nach abschließender Bearbeitung Ihrer Anfrage gelöscht. 

 

  • Vertragsbezogene Kommunikation und Kundendaten: Personenbezogene Daten, die im Rahmen einer bestehenden oder potenziellen Vertragsbeziehung erhoben werden, unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. nach Handels- und Steuerrecht) und werden daher für bis zu 10 Jahre nach Abschluss der Kommunikation oder Vertragsbeziehung aufbewahrt. 

 

Ein Erfordernis zur Aufbewahrung kann insbesondere auch dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden sie regelmäßig gelöscht, soweit nicht ihre – befristete – Aufbewahrung weiterhin notwendig ist, insbesondere zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren (u.a. aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und dem Geldwäschegesetz). Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht. 

 

7. Betroffenenrechte 

 

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu: 

 

  • Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft seitens des Verantwortlichen über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). 

  • Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO). 

  • Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DSGVO). 

  • Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO). 

  • Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, sofern diese auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e oder f DSGVO erfolgt. In diesem Fall werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeitet, es sei denn, der Verantwortliche kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen (Art. 21 DSGVO). 

  • Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.  

  • Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). 

 

 

8. Widerrufsrecht bei Einwilligung 

 

Wenn Sie der Verarbeitung durch den Verantwortlichen durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt. 

 

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Diese Datenhinweise wurde mit Unterstützung von DataGuard erstellt. 

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