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Datenschutzinformationen für Bewerber |
Incase Handelsgesellschaft mbH​

Stand 28.05.2024

 

Sehr geehrte Bewerber, 

 

Gemäß den Vorgaben der Art. 13, 14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) informieren wir Sie hiermit über die Verarbeitung der von Ihnen im Rahmen des Vermittlungsprozesses übermittelten sowie ggf. von uns erhobenen personenbezogenen Daten und Ihre diesbezüglichen Rechte. Um zu gewährleisten, dass Sie in vollem Umfang über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Prozesses informiert sind, nehmen Sie bitte nachstehende Informationen zur Kenntnis. 

 

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen 

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses ist die  

 

InCase Handelsgesellschaft mbH 

Nordsternstr. 25, 45329 Essen, Germany 

Tel.: +49 201 21961118 

E-Mail: service@incase-gmbh.de 

Webseite: https://www.incaseofbeauty.com/ 

 

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten 

 

Die benannte Datenschutzbeauftragte ist die 

 

DataCo GmbH 

Sandstrasse 33 

80335 München 

Tel.: +49 89 452459 900 

E-Mail: datenschutz@dataguard.de 

Webseite: www.dataguard.de 

 

3. Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten 

 

a. Ihre personenbezogenen Daten, die von uns verarbeitet werden 

 

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens sowie der Vertragsanbahnung verarbeiten wir folgende personenbezogenen Daten zu Ihrer Person: 

 

  • Anrede 

  • Anschrift 

  • Berufliche Qualifikation und Weiterbildung 

  • Nachname 

  • Vorname 

  • Ihre E-Mail-Adresse 

  • Ihre Mobilfunknummer 

  • Ihre Festnetznummer 

  • Ihre Faxnummer 

  • Lebenslauf 

  • Zeugnisse 

  • Titel 

  • Schulausbildung 

  • Weitere Daten, die Sie mit uns im Laufe des Bewerbungsverfahrens teilen 

  • Geburtsdatum und ggf. Geburtsort 

  • Staatsangehörigkeit 

  • Bewerbungsfoto (falls freiwillig angegeben) 

  • Frühestes Eintrittsdatum / Verfügbarkeit 

  • Gehaltsvorstellungen 

  • Motivationsschreiben / Bewerbungsschreiben 

  • Referenzen / Empfehlungsschreiben 

  • LinkedIn-/ Xing-Profil oder andere öffentliche Profile (wenn vom Bewerber angegeben oder öffentlich recherchiert) 

  • Kommunikationsverlauf im Bewerbungsverfahren (z. B. E-Mails, Telefonnotizen) 

  • Ergebnisse aus Eignungstests oder Assessment-Center 

  • Interviewnotizen (z. B. durch Fachabteilungen, HR, externe Recruiter) 

  • Angaben zu Schwerbehinderung (sofern angegeben, z. B. im Rahmen des AGG) 

  • Einwilligungen zur Datenverarbeitung (z. B. Talentpool-Aufnahme) 

  • IP-Adresse und technische Metadaten (bei Online-Bewerbungssystemen) 

  • Bewerberstatus (eingegangen, in Prüfung, eingeladen, abgelehnt etc.) 

 

b. Zwecke der Datenverarbeitung 

 

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens sowie der Vertragsanbahnung werden Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken verarbeitet: 

 

  • Durchführung des Bewerbungsverfahrens und Entscheidung über die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses 

  • Kommunikation (Telefon, E-Mail) 

  • Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen (Anbahnung des Beschäftigungsverhältnisses) 

  • Aufnahme der Bewerberdaten in einen Bewerberpool 

  • Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsprozess  

  • Durchführung von Auswahlverfahren wie Eignungstests, Online-Assessments oder Probeaufgaben 

  • Dokumentation und Nachvollziehbarkeit von Entscheidungsprozessen (z. B. Interviewnotizen, Bewertungsmatrix) 

  • Prüfung arbeitsrechtlicher Voraussetzungen (z. B. Arbeitserlaubnis, gesetzliche Beschäftigungsfähigkeit) 

  • Erfüllung gesetzlicher Pflichten (z. B. nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz – AGG) 

  • Organisation von Vorstellungsgesprächen, ggf. inklusive Reiseplanung und -kostenerstattung 

  • Statistische Auswertungen zur Verbesserung des Bewerbungsprozesses (z. B. Recruiting-Performance) 

  • Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen nach Absage (z. B. 6 Monate zur Abwehr von AGG-Klagen) 

  • Weitergabe an interne Fachabteilungen zur Bewertung der Bewerbung 

 

c. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung 

 

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung: 

 

Verarbeitung auf Grundlage der Einwilligung – Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO i.V.m. Art. 7 DS-GVO, Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i.V.m. Art. 26 Abs. 2 BDSG 

Falls Sie Ihre Einwilligung in die Datenverarbeitung erteilt haben, werden Ihre Daten gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO i.V.m. Art. 7 DS-GVO verarbeitet. 

 

Entscheidung über die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses –Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO, Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG 

Wir verarbeiten Ihre Daten, um eine Entscheidung über die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses zu treffen. Im Fall der Einstellung in unserem Unternehmen werden Ihre Daten zum Zwecke der Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet. Hierzu erfolgt eine gesonderte Information über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. 

 

Verarbeitung zum Zweck der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder bei Handlungen der Gerichte – Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit f DS-GVO, Art. 9 Abs. 1 lit. f DSGVO 

Soweit erforderlich, werden Ihre Daten zum Zweck der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen bzw. bei Handlungen der Gerichte gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit f DS-GVO, Art. 9 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet. 

 

Verarbeitung auf der Grundlage des berechtigten Interesses – Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO 

Soweit die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder eines Dritten erfolgt und Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten das erstgenannte Interesse nicht überwiegen, dient uns Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO als Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser berechtigtes Interesse ergibt sich insbesondere aus folgenden Gründen:  

 

  • Die ordnungsgemäße Durchführung und Optimierung des Bewerbungsverfahrens 

  • Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen  

 

Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO 

Falls Sie Ihre Einwilligung in die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, wie z.B. der Gesundheitsdaten, der Religionszugehörigkeit oder der Nationalität erteilt haben, werden Ihre Daten gem. Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO verarbeitet.  

 

Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, die öffentlich gemacht wurden – Art. 9 Abs. 2 lit. e DS-GVO 

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, die Sie offensichtlich öffentlich gemacht haben, werden Ihre Daten gem. Art. 9 Abs. 2 lit. e DS-GVO verarbeitet. 

 

4. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten 

 

Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann es sein, dass wir die Sie betreffenden personenbezogenen Daten an folgende Empfänger weitergeben. Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur dann an externe Empfänger, wenn Sie eingewilligt haben oder dies gesetzlich erlaubt ist. Externe Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten sind insbesondere: 

 

  • Innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an die Bereiche und Personen, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen 

  • Personalabteilung 

  • Externe Mitarbeiter / Freelancer 

  • Auftragsverarbeiter (SOFTGARDEN Bewerbermanagement) 

  • Dritte 

 

Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens erfolgt ansonsten nur, soweit gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, die Weitergabe zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist oder uns Ihre Einwilligung vorliegt. 

 

5. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland 

 

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht in Drittländer außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt und dies ist auch nicht geplant. 

 

6. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten 

 

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten löschen, sobald die unter Ziff. 3 genannten Zwecke für ihre Speicherung entfallen, Sie der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen (s. Ziff. 9) oder Sie Ihre zuvor erteilte Einwilligung widerrufen. Ihre personenbezogenen Daten können aber auch darüber hinaus gespeichert werden, insbesondere in folgenden Fällen:  

 

  • wenn einer Löschung vertragliche, gesetzliche (insb. aus HGB, StGB und AO) oder satzungsgemäße Aufbewahrungsfristen entgegenstehen  

  • zur Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen  

  • wenn dies nach europäischen oder nationalen Gesetzen zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen, erforderlich ist. 

 

Ihre Daten werden eingeschränkt abgespeichert, wenn die Speicherung allein zum Zweck der Erfüllung einer Aufbewahrungspflicht erfolgt. 

Aus gesetzlichen Bestimmungen ergeben sich für uns insbesondere folgende Speicherfristen: 

 

  • Nach Entscheidung über Nichtbesetzung: 6 Monate Aufbewahrungsfrist für Bewerbungsunterlagen (§ 15 Abs. 4 Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG), § 224 Zivilprozessordnung (ZPO)).  

 

Soweit der Bewerber eingewilligt hat, werden die Bewerberunterlagen in das Bewerberpool aufgenommen und dort maximal 2 Jahre ab dem Zeitpunkt der Einwilligung aufbewahrt. Sie werden gelöscht mit dem Zweckwegfall bzw. dem Widerruf der Einwilligung durch den Bewerber.  

 

Im Fall der Einstellung in unserem Unternehmen werden Ihre personenbezogenen Daten mit dem Wegfall des Zweckes, spätestens nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen der Löschung entgegenstehen. 

 

7. Betroffenenrechte 

 

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu: 

 

  • Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft seitens des Verantwortlichen über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). 

  • Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO). 

  • Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DSGVO). 

  • Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO). 

  • Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, sofern diese auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e oder f DSGVO erfolgt. In diesem Fall werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeitet, es sei denn, der Verantwortliche kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen (Art. 21 DSGVO). 

  • Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.  

  • Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). 

 

 

8. Widerrufsrecht bei Einwilligung 

 

Wenn Sie der Verarbeitung durch den Verantwortlichen durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt. 

 

9. Pflicht zur Bereitstellung der Daten 

 

Im Rahmen Ihrer Beschäftigung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet (siehe insbesondere die unter „3. c. (…)“ aufgezählte Normen) sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Arbeitsvertrag mit Ihnen abzuschließen und durchzuführen. 

 

10. Quellen der Daten 

 

Ihre personenbezogenen Daten: 

 

  • Anrede 

  • Anschrift 

  • Berufliche Qualifikation und Weiterbildung 

  • Nachname 

  • Vorname 

  • Ihre E-Mail-Adresse 

  • Ihre Mobilfunknummer 

  • Ihre Festnetznummer 

  • Ihre Faxnummer 

  • Lebenslauf 

  • Zeugnisse 

  • Titel 

  • Schulausbildung 

  • Weitere Daten, die Sie mit uns im Laufe des Bewerbungsverfahrens teilen

 

Stammen aus [eigenständig zugesendeten unterlagen z.B. Lebenslauf] sowie aus den folgenden, berufsbezogenen Netzwerken: 

 

  • LinkedIn 

  • Xing 

 

 

 

Diese Datenhinweise wurde mit Unterstützung von DataGuard erstellt. 

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